Op 25 mei 2018 is de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in werking getreden. De AVG is de opvolger/voortzetting van de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) uit 2001. De AVG biedt de burger meer zekerheid over de bescherming van persoonsgegevens en verplicht organisaties meer dan ooit om gegevens zorgvuldig te registreren.

Dit is uiteraard ook van invloed op de Nieuw-Apostolische Kerk in Nederland die de grootst mogelijke zorgvuldigheid wil betrachten m.b.t. het bijhouden van de eigen ledenadministratie.

Bij de invoering van de WBP in 2001 is er reeds een gedragscode vastgesteld voor ambtsdragers en ledenadministrateurs. Tot de ledenadministratie krijgt iemand alleen maar toegang als er een getekende geheimhoudingsverklaring (inclusief instemming gedragscode) op de Centrale Administratie is geregistreerd en hij/zij dat nodig heeft voor een kerkelijke functie. Daarbij hebben gebruikers van de ledenadministratie alleen maar toegang tot de leden in hun eigen (beperkte) werkgebied.

De gedragscode geeft aan dat gegevens van kerkleden uit de ledenadministratie alleen maar doelmatig mogen worden gebruikt en dat er geen eigen lokale bestanden mogen worden bijgehouden. Hierbij dient te worden vermeld dat de gegevens van de ledenadministratie op een beveiligde server binnen de EU zijn opgeslagen.

In de ledenadministratie worden de volgende gegevens (en de historie daarvan) geregistreerd: Contactgegevens (NAW en telefoon), geboortedatum, gezinsverbanden, sacramenten, ambten, opdrachten (voorganger, gemeenteadministrateur etc.) en medewerkingen (zangkoorlid, EHBO-medewerker etc.). Dit wordt uitsluitend geregistreerd voor kerkelijke doeleinden en er worden alleen maar feitelijke gegevens opgeslagen en geen kwalificaties van personen van welke aard dan ook.

De Nieuw-Apostolische Kerk in Nederland is één rechtspersoon en zal in het kader van de AVG een verwerkingenregister aanleggen. De Nieuw-Apostolische Kerk is aangesloten bij de Stichting Interkerkelijke Ledenadministratie (SILA) met als doel om automatisch verhuismutaties te ontvangen. Voor toekomstige registraties zal dit binnenkort expliciet worden vermeld op het ledenregistratieformulier.

Rechten van geregistreerde kerkleden:

Ieder geregistreerd kerklid heeft recht op inzage van de gegevens, maar ook het recht op correctie, verwijdering en het recht om “vergeten” te worden. U kunt dus de lokale gemeenteadministrateur vragen om een overzicht van uw geregistreerde gegevens te verstrekken en daarop correcties laten aanbrengen en/of gegevens te laten verwijderen.

Gebruik van persoonlijke gegevens:

Zoals hiervoor gemeld mogen uw gegevens alleen voor kerkelijke doeleinden worden gebruikt en ze mogen bovendien niet openbaar worden gemaakt zonder uw uitdrukkelijke toestemming. Dat betreft dus ook een website en maandmededelingen  van uw gemeenschap.

Gebruik van foto’s:

Ook voor het gebruik van foto’s is uw toestemming nodig, behalve als het bijzondere journalistieke waarde heeft. Voor de praktijk een voorbeeld: voor een foto van twee confirmanten op een website of mededelingenbord dient er toestemming van de personen te zijn, voor een algemene foto van een zangkoor met meerdere zangkoorleden bij bijvoorbeeld een stamaposteldienst is dat niet noodzakelijk vanwege de journalistieke waarde die de foto heeft. Daarbij hebben ambtsdragers over het algemeen een ARF-formulier (Audio Registratie Formulier) ingevuld met  toestemming voor publicatie.

Functionaris gegevensbescherming:

Al sinds de invoering van de WBP heeft de Nieuw-Apostolische Kerk een functionaris gegevensbescherming (FG) aangewezen. U kunt de functionaris bereiken via de algemene contactgegevens met vermelding van “FG”.